Просмотр документов в режиме структуры

Панель инструментов Структура

Принципы отображения структуры Word

Преобразование документа в структуру

Изменение формата стилей заголовков

Отключение отображения форматов в режиме структуры

Разработка структуры документа

Реорганизация структуры документа

Использование перетаскивания для реорганизации документа

Перемещение элементов при помощи панели инструментов

Перемещение элементов с использованием клавиатуры

Сортировка элементов структуры

Скрытие и отображение отдельных элементов структуры

Разворачивание и сворачивание элементов

Отображение ограниченного количества уровней

Скрытие текста элемента

Скрытие форматирования элементов

Режим структуры позволяет облегчить процесс систематизации содержания документа (или ваше представление о содержании) перед началом фактического набора текста. Многие профессиональные авторы начинают все свои проекты с проработки структуры документа, что позволяет убедиться в последовательности и правильной логической взаимосвязи составных частей предполагаемого произведения. Режим просмотра структуры документа Microsoft Word дает возможность представить любой документ в виде структурной схемы, позволяя быстро просматривать и изменять логическую организацию документа. В этой главе рассматриваются вопросы использования режима просмотра структуры документа для повышения эффективности работы.

Любой документ Word может быть представлен в виде структурной схемы. Для этого достаточно выбрать команду Вид-Структура (View-Outline), нажать сочетание клавиш Ctrl+Alt+O или воспользоваться кнопкой Режим структуры (Outline), расположенной в левой нижней части окна Word. При выполнении одного из этих действий документ будет выглядеть так, как показано на рис. 12.1.

Рис. 12.1. В режиме просмотра структуры документ представляется в виде иерархической структурной схемы

Каждый абзац документа, включая как основной текст документа, так и заголовки и подзаголовки, рассматривается как отдельный элемент структуры. Каждый элемент помечается маркером.

• Маркер в виде символа "плюс" указывает на наличие вложенных элементов для данного элемента структуры.
• Маркер в виде символа "минус" свидетельствует об отсутствии вложенных элементов в рамках данного элемента структуры.
• Маркер в виде квадрата указывает, что данный элемент является основным текстом.

Для изменения уровня элементов структуры документа, перемещения элементов структуры с целью реорганизации информации, а также для отображения только тех элементов структуры, на которых необходимо сосредоточить основное внимание на данном этапе работы, может быть использована специальная панель инструментов.

При работе в режиме просмотра структуры документа Word отображает в верхней части окна документа панель инструментов Структура (Outlining), показанную на рис. 12.2.

Рис. 12.2. Панель инструментов Структура (Outlining)

Эта панель инструментов может быть использована для отображением текста в режиме структуры, для повышения и понижения уровня или перемещения элементов структуры, как описано в этой главе далее.

Характер информации, отображаемой в режиме структуры, зависит от принципа форматирования заголовков в документе. При построении структуры документа Word учитывает только встроенные стили заголовков (Заголовок 1 (Heading 1), Заголовок 2 (Heading 2) и т. д.). Word использует номера стилей заголовков для определения уровня этих заголовков в структуре документа и отображает эти заголовки с отступом 1,25 см (0,5") вправо относительно заголовков предыдущего уровня, как показано на рис. 12.1.
Для наиболее полного использования возможностей режима структуры необходимо назначать заголовкам и подзаголовкам в документе встроенные стили заголовков, отображаемые в списке Стиль (Style). Каждому заголовку соответствуют определенные параметры форматирования. Например, на рис. 12.1 в стиле Заголовок 1 (Heading 1) использован полужирный шрифт Cyrvetica размером 16 пунктов, в стиле Заголовок 2 (Heading 2) - полужирный курсивный шрифт Cyrvetica размером 14 пунктов, а в стиле Заголовок 3 (Heading 3) - полужирный шрифт Times New Roman размером 12 пунктов.
Стили заголовков позволяют определить уровень значимости заголовка относительно других заголовков и основного документа. Если встроенные стили заголовков Word не используются для форматирования документа, Word будет рассматривать весь текст документа как основной, как показано на рис. 12.3.

Рис. 12.3. Если встроенные стили заголовков Word не используются для форматирования документа, в режиме структуры весь текст будет иметь один уровень

Если требуется работать с документном в режиме структуры, необходимо отформатировать все заголовки и подзаголовки документа с использованием встроенных стилей заголовков. Для этого нужно выполнить следующие действия.

1. Выделите заголовок самого верхнего уровня.
2. В списке Стиль (Style) на панели инструментов Форматирование (Formatting) выберите стиль Заголовок 1 (Heading 1).
3. Дважды щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter) на панели инструментов Форматирование (Formatting). При этом кнопка будет зафиксирована в нажатом состоянии, что позволит копировать формат в несколько мест документа посредством щелчков кнопкой мыши в пределах каждого из форматируемых абзацев. Дополнительная информация о функции форматирования по образцу приводится в разделе "Копирование формата абзаца" на стр. 134.

4. Примените форматирование по образцу ко всем заголовкам верхнего уровня.
5. Отключите функцию форматирования по образцу, щелкнув на кнопке Формат по образцу (Format Painter).

Повторите описанную процедуру для всех заголовков более низких уровней.

Если форматы стилей заголовков не были изменены пользователем, их параметры будут установлены в Word по умолчанию. Тем не менее, эти параметры могут быть изменены. Можно указывать размер шрифтов, отступы, начертание и другие параметры форматирования, используя для этой цели окно диалога Стиль (Style).

Большие полужирные шрифты в отображаемых в режиме структуры заголовках затрудняют восприятие документа. Если режим просмотра структуры документа используется достаточно интенсивно, в этом режиме можно отображать заголовки без применения специальных параметров форматирования. Для этого достаточно щелкнуть на кнопке Отобразить форматирование (Show Formatting) на панели инструментов Структура (Outlining). Эта кнопка имеет два положения, - для повторного включения режима отображения форматирования достаточно щелкнуть на этой кнопке повторно.

Начиная работу над документом, можно использовать режим структуры в качестве средства составления плана создаваемого даваемого текста. Для этого необходимо выполнить следующие действия.

1. Создайте новый документ Word.
2. Выберите команду Вид-Структура (View-Outline).
3. Введите текст первого элемента структуры. Для форматирования этого элемента будет использован стиль Заголовок 1 (Heading 1).
4. Нажмите клавишу Enter и введите текст следующего элемента. По умолчанию этот элемент структуры также будет отформатирован стилем Заголовок 1 (Heading 1), однако его уровень может быть изменен, для чего достаточно применить другой стиль заголовка, либо повысить или понизить его уровень с использованием соответствующих команд.
5. Продолжайте набор текста и изменение организации структуры документа.

В режиме просмотра документа текст, как правило, представляется в уменьшенном масштабе. Если это затрудняет редактирование текста, можно изменить масштаб отображения документа или переключиться в обычный режим просмотра или режим просмотра разметки страницы, в котором можно сосредоточиться на редактировании текста документа.

Режим просмотра представляет собой удобное средство реорганизации структуры документа. В этом режиме можно:

• понижать или повышать уровни заголовков или основного текста документа;
• перемещать отдельные элементы структуры вверх или вниз, не изменяя уровень этих элементов.

Перемещение одного из элементов структуры сопровождается перемещением всех вложенных по отношению к нему элементов.

Разделение окна для отображения документа в двух различных режимах

Режим структуры наилучшим образом подходит для работы над структурной организацией документа, в то время как режимы просмотра Web-документа и разметки страницы применяются для отображения документа в виде конечного продукта. Word позволяет совмещать режим структуры с другими режимами просмотра при использовании функции разделения окна документа. Для этого необходимо выполнить следующие действия. Перетащите вешку разбивки окна, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки или выберите команду Окно4Разделить (Window4Split). Щелкните в одном из подокон окна документа. Выберите команду Вид-Структура (View-Outline). Для текущего подокна будет установлен режим просмотра структуры документа. . Щелкните мышью в другом подокне и при необходимости выберите один из режимов просмотра: обычный, Web-документа или разметки. После выполнения указанных действий окно документа приобретет следующий вид: При необходимости, перетаскивая линию разбивки, можно установить требуемые размеры подокон. Разделенное окно документа, в котором документ отображается как в режиме разметки, так и в каком-либо другом режиме, позволяет одновременно работать над организацией структуры и редактировать текст документа.

При интенсивной реорганизации структуры документа проще всего перемещать отдельные элементы методом перетаскивания. Элементы можно перетаскивать в вертикальном направлении для изменения их положения в документе или в горизонтальном направлении - для изменения уровня этих элементов.
При перетаскивании элементов в вертикальном направлении Word отображает в области документа горизонтальную линию, указывающую положение, в которое будет перемещен элемент:

Основной текст документа также является элементом структуры, поэтому его тоже можно перемещать, перетаскивая за маркер элемента.
Перетаскивание элемента структуры в горизонтальном направлении может быть использовано для повышения или понижения уровня этого элемента. При этом Word отображает затененный маркер элемента, показывая уровень, который будет присвоен элементу в результате перетаскивания:

Можно понизить или повысить уровень любого элемента структуры документа, включая основной текст.

Перемещение элементов структуры также может быть выполнено с помощью кнопок, расположенных на панели инструментов Структура (Outlining), показанной на рис. 12.2 на стр. 279. Для этого необходимо выделить соответствующий элемент, щелкнув на нем мышью, а затем перемещать его, используя кнопки Повысить уровень (Promote), Понизить уровень (Demote), Понизить до обычного текста (Demote To Body Text), Переместить вверх (Move Up) и Переместить вниз (Move Down), расположенные на панели инструментов Структура (Outlining).

Если по мере работы со структурой документа также выполняется набор текста, можно выполнять реорганизацию структуры, используя клавиатуру. Когда курсор находится в пределах того или иного элемента структуры, для понижения уровня этого элемента можно нажать клавишу Tab, а для повышения - сочетание клавиш Shift+Tab.

В отдельных случаях может потребоваться расположить элементы структуры документа в алфавитном порядке. Выполнение сортировки текста документа по заголовкам оказывается невозможной в других режимах просмотра, поскольку при сортировке Word будет рассматривать каждый абзац как элемент, подлежащий сортировке, вне зависимости от того, является он заголовком или нет. Однако режим структуры позволяет выполнить сортировку по заголовкам определенного уровня.
Word выполняет сортировку по заголовкам верхнего уровня в пределах выделенной области текста, причем все подзаголовки перемещаются вместе с соответствующими заголовками. Например, если выделить часть текста, содержащую только заголовки 3 и 4 уровней, Word выполнит сортировку по заголовкам 3 уровня, а все заголовки 4 уровня будут перемещены вместе с соответствующими заголовками 3 уровня.

1. Выделите фрагмент, содержащий группу элементов структуры, которые необходимо отсортировать по алфавиту.
2. Выберите команду Таблица4Сортировка (Table4Sort). При этом на экране будет отображено окно диалога Сортировка текста (Sort Text), показанное на рис. 12.4.

Рис. 12.4. Команда Таблица-Сортировка (Table-Sort) может быть использована для сортировки элементов структуры

3. Выберите требуемый тип сортировки - По возрастанию (Ascending) или По убыванию (Descending).
4. Щелкните на кнопке ОК для выполнения сортировки.

При работе со структурной документа в центре внимания могут оказаться элементы структуры одного определенного уровня. Например, документ может содержать десятки элементов 3 и 4 уровня, причем для выполнения текущей задачи требуется отображение только элементов 1 и 2 уровня. Word позволяет скрывать элементы структуры определенных уровней, что помогает сосредоточить внимание на элементах более высоких уровней.

Маркеры элементов структуры, имеющих вложенные элементы, представляются в виде символа "плюс", как видно из рис. 12.1 на стр. 277. Большинство вложенных элементов свернуто, и в структурной схеме отображаются только элементы верхних уровней.
Чтобы скрыть вложенные элементы в рамках элемента более высокого уровня (или свернуть элемент), следует дважды щелкнуть мышью на маркере сворачиваемого элемента или один раз - на кнопке Свернуть (Collapse) на панели инструментов Структура (Outlining).

Чтобы отобразить вложенные элементы какого-либо из элементов структуры (или развернуть этот элемент), достаточно дважды щелкнуть на маркере этого элемента или выделить элемент и щелкнуть на кнопке Развернуть (Expand) на панели инструментов Структура (Outlining).

Word позволяет отображать только элементы структуры определенных уровней. Для скрытия элементов ниже определенного уровня следует щелкнуть на одной из кнопок, расположенных на панели инструментов Структура (Outlining). Это может оказаться полезным при наличии в документе множества элементов, имеющих относительно низкий уровень, когда для выполнения текущей задачи требуется отображение только элементов более высоких уровней.
Например, чтобы скрыть все элементы структуры документа, показанного на рис. 12.1, уровень которых ниже 2, следует щелкнуть на кнопке Показать заголовки 1 и 2 (Show Heading 2) на панели инструментов Структура (Outlining). При этом документ примет следующий вид:

Обратите внимание, что кнопка Показать заголовки 1 и 2 (Show Heading 2) при этом останется нажатой. Можно постепенно разворачивать отдельные элементы структуры документа, щелкая на кнопках более низких уровней. Для отображения элементов структуры всех уровней следует щелкнуть на кнопке Все заголовки (All).

И наконец, можно ограничить отображение элемента структуры первой строкой этого элемента. Это может оказаться полезным, когда элементы структуры содержат целые абзацы текста. Для отображение первых строк элементов достаточно щелкнуть на кнопке Показать только первую строку (Show First Line Only) на панели инструментов Структура (Outlining). При этом элементы, содержащие основной текст, будут выглядеть следующим образом (сравните с этими же элементами, показанными на рис. 12.1 на стр. 277):

При работе со структурой документа Word отображает все элементы структуры с соответствующим форматированием, которое можно наблюдать в других режимах (см. рис. 12.1). Чтобы скрыть форматирование, на панели инструментов Структура (Outlining) следует щелкнуть на кнопке Отобразить форматирование (Show Formatting), чтобы ее отжать. При этом структура документа будет отображаться в следующем виде: